A. MENGENDALIKAN FUNGSI MANAJEMEN B. KEKUASAAN DAN PENGARUH

Hikmah Kurniasih/3PA10

A. MENGENDALIKAN FUNGSI MANAJEMEN

Pengertian Controlling (mengendalikan)

Pengawasan, Pengendalian atau Controlling adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan semula.

Langkah – langkah Dalam Mengendalikan Fungsi Manajemen

Dalam proses pengendalian (kontrol) dibutuhkan langkah-langkah seperti berikut ini :

1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan menjadi dasar pengendalian.

2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan bila ada.

4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

Tipe – tipe Kontrol Dalam Manajemen

Ada 4 tipe kontrol dalam pengendalian manajemen, yaitu :

1.   Pengendalian dari dalam organisasi (kontrol internal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.

2.   Pengendalian luar organisasi (kontrol eksternal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.

3.   Pengendalian preventif

Adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.

4.   Pengendalian represif

Adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengendalian anggaran disebut post- audit).

Jelaskan Proses Kontrol Manajemen

Dalam proses pengendalian manajemen yang baik sebaiknya formal, akan tetapi sifat pengendalian informal pun masih banyak digunakan untuk proses manajemen. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan antara satu dengan lain, terdiri dari proses :

1.Pemrograman (Programming)
Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakansumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

2.Penganggaran (Budgeting)

Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneteruntuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggarananggaran dari pusat pertanggungjawaban.

3.Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)

Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.

4.Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar datauntuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

B.  KEKUASAAN DAN PENGARUH

Pengertian Kekuasaan

Kekuasaan adalah kewenangan yang didapatkan oleh seseorang atau kelompok guna menjalankan kewenangan tersebut sesuai dengan kewenangan yang diberikan, kewenangan tidak boleh dijalankan melebihi kewenangan yang diperoleh atau kemampuan seseorang atau kelompok untuk memengaruhi tingkah laku orang atau kelompok lain sesuai dengan keinginan dari pelaku (Miriam Budiardjo,2002).

Sumber – sumber Kekuasaan

1.   Sumber kekuasaan antar individu (interpersonal sources of power).

·       Kekuasaan Formal (Formal Power) adalah kekuasaan yang didasarkan pada posisi individual dalam suatu organisasi.

·       Kekuasaan Personal (Personal Power) adalah kekuasaan yang berasal dari karakteristik unik yang dimiliki seorang individu.

2.     Sumber kekuasaan struktural (structural sources of power). Kekuasaan ini juga dikenal dengan istilah inter-group atau inter-departmental power yang merupa-kan sumber kekuasaan kelompok.

Unsur – unsur kekuasaan

1. Wewenang

Mengenai peranan atas posisi yang resmi atau adanya hak, ada kejelasan dan ada surat yang pasti.wewenang dapat bersifat formal maupun informal. Wewenang yang bersifat informal biasanya untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahannya.
Contoh : Hubungan pembantu rumah tangga dengan majikannya pembantu rumah tangga melaksanakan perintah-perintah yang diperintahkan majikannya serta memberikan tenaganya untuk membantu pekerjaan rumah tangga majikannya dan di pihak majikannya yang mempunyai wewenang untuk memerintah agar pekerjaan rumah tangganya dapat berjalan dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan tertentu

2. Paksaan

Adanya ancaman yang tidak di inginkan kekuasaan yang bersifat ilegal atau tidak resmi. Contoh : Seorang preman yang sering menganggu dan memalak seseorang dengan cara paksa.

3. Manipulatif

Merupakan kekuasaan yang bersifat licik yang dapat menipu atau mempengaruhi orang lain agar seseorang dapat tertarik padanya. sebuah titik dimana kita berusaha
“melebihkan” atau “mengurangkan” sesuatu, sehingga tidak tampak seperti keadaan nyatanya. Contoh : Seperti melukis terkadang mereka menambahkan sedikit warna di sini dan sana untuk menunjukan bahwa sebenarnya yang terlihat itu “lebih indah”, atau mungkin, “tidak begitu hebat”, untuk menunjukan bahwa mereka tidak sombong, rajin menjahit dan gembar menabung.

4. Kerjasama

Kerjasama adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara individu atau kelompok untuk
Mencapai suatu tujuan. Contoh : Dalam kelompok adanya kerjasama dalam memperoleh
Tujuan
5. Upah dan prestasi kerja

Prestasi kerja dari setiap karyawan perlu dinilai. Oleh karena itu Penilaian prestasi kerja adalah proses melalui mana organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja. Contoh : Seorang yang bekerja dan mengerjakan apa yang diperintahkan bosnya karena
berharap mendapatkan upah yang diberikan.atasannya.

Bentuk – bentuk Kekuasaan Menurut French & Raven

Ada lima bentuk kekuasaan menurut French and Raven (1960). Diantaranya Coersive Power, Insentive Power, Legitimate Power, Expert Power dan Referent Power.

1.   Coersive Power

Merupakan suatu kekuatan untuk memaksa seseorang untuk melakukan sesuatu yang mungkin melawan kehendak mereka. Dari sisi si pemegang kekuasaan (A), ia mempunyai kekuasaan untuk memaksa orang lain agar mereka merasa takut. Pemaksaan juga merupakan kekuatan utama semua pemerintah.

Contoh : Ketika seorang dosen membuat peraturan kepada mahasiswanya. Mahasiswa tersebut harus masuk kelas minimal 10 kali dalam periode 1 semester jika tidak maka dosen tersebut tidak akan memberikan nilai aman kepada mahasiswa tersebut. Atau dapat juga ketika dosen tersebut mempunyai peraturan dimana mahasiswa harus datang tepat waktu. Keterlambatan maksimal 15 menit. Jika lewat dari jam tersebut ia tidak boleh mengikuti mata kuliah tersebut hari itu. Dan apabila telah 3 kali terlambat atau tidak masuk kelas maka ia tidak boleh mengikuti mata kuliah tersebut selama semester itu atau dengan kata lain nilainya E. Hal tersebut termasuk coersive power dari si A (dosen) kepada si B (mahasiswanya).

2.   Insentive Power

Merupakan pematuhan yang dicapai berdasarkan kemampuan untuk membagikan imbalan yang dipandang oleh B sebagai sesuatu yang berharga. Dalam konteks organisasi, insentive dapat berupa gaji, kenaikan pangkat, rekan yang ramah, informasi yang penting, daerah kerja yang disukai dan penilaian hasil kerja. Kekuasaan yang demikian kemampuan memberi kepada orang lain apa yang mereka inginkan, dan karenanya meminta mereka untuk melakukan hal-hal untuk orang tersebut dalam pertukaran.

Contoh : Seorang manager sebuah kantor majalah memberikan suatu informasi yang up to date, original dan belum diketahui siapapun kepada seorang wartawan di kantor majalah tersebut. Maka informasi tersebut dianggap sangat penting dan berharga bagi produktivitas wartawan itu dan mungkin dapat mempromosikan kenaikan jabatannya. Hal tersebut menerangkan adanya insentive power dari si A (manager) kepada si B (wartawan). Si wartawan lebih mudah dipengaruhi managernya dan melakukan apa saja yang mungkin managernya inginkan.

3.   Legitimate Power

Merupakan suatu kekuasaan sah/resmi yang diterima oleh seseorang sebagai hasil dari pelimpahan wewenang dalam suatu organisasi. Kekuasaan yang sah adalah sesuatu yang diinvestasikan dalam sebuah peran. Legitimasi mungkin berasal dari kekuatan yang lebih tinggi, sering dikaitkan dengan kekuatan pemaksa. Legitimate Power mempunyai pengaruh yang cepat. Bentuk kekuasaan ini juga sering disebut sebagai posisi otoritas karena dapat mencakup kekuasaan paksaan dan imbalan.

Contoh : Misalnya, dalam kasus seorang supervisor casier di suatu supermarket mempunyai kekuasaan terhadap bawahannya (casier). Apakah supervisor harus mempertahankan karyawannya jika kinerjanya baik ataukah ia harus memecatnya karena kinerjanya buruk. Hal tersebut telah menjadi kekuasaannya. Ia mempunyai kekuasaan resmi dari pimpinan supermarket tersebut.

4.   Expert Power

Merupakan suatu kekuasaan yang berupa pengaruh yang didasarkan pada suatu keahlian atau keterampilan lebih. Kekuatan Expert adalah bentuk yang sangat umum kekuasaan dan merupakan dasar untuk proporsi yang sangat besar kolaborasi manusia, termasuk sebagian besar perusahaan di mana prinsip spesialisasi memungkinkan perusahaan-perusahaan besar dan kompleks yang harus dilakukan.

Contoh : Misalnya, seorang arsitek dan designer interior kepada seorang pengusaha yang ingin membangun perhotelan di suatu tempat. Arsitek tersebut mempunyai kekuasaan berupa pengaruh kepada si pengusaha dalam hal perencanaan pembangunan hotel tersebut karena ia lebih ahli dalam bidang konstruksi bangunan dan design interior. Si pengusaha itu pun akan terpengaruh oleh saran-sarannya karena ia ahli atau lebih banyak tahu di bidang tersebut. Hal tersebut menunjukkan adanya expert power dari si A (arsitek) kepada si B (pengusaha).

5.   Referent Power

Merupakan suatu bentuk kekuasaan yang berupa pengaruh yang didasarkan oleh rujukan atau pemilikan sumber daya atau ciri pribadi yang diinginkan seseorang. Kekuasaan ini didasarkan oleh kekaguman, mirip dengan kharisma. Jika seseorang mengidolakan seseorang karena kagum, maka seseorang yang menggagumi tersebut juga ikut terpengaruh oleh kekuasaan idolanya. Ini adalah kekuatan kharisma dan ketenaran dan dikerahkan oleh semua figur masyarakat serta para pemimpin sosial yang lebih lokal. Mereka yang memiliki kekuasaan rujukan juga dapat menggunakannya untuk pemaksaan.

Contoh : Misalnya, sosok Mario Teguh, seorang motivator terkemuka yang dikagumi banyak orang karena kharismanya dan ciri pribadi yang menarik banyak perhatian para penggemarnya bahkan peserta acara motivasi atau sekedar pemirsa televisi yang menyaksikan acaranya pun dapat terpengaruh oleh apa yang ia bicarakan. Dan mungkin karena ketenarannya Mario Teguh juga dapat mempengaruhi produser acara untuk menjadikannya pembicara tetap di suatu acara dengan bayaran yang sesuai dengan standar yang ia punya.

Sumber :

Stoner, J.A.F., Sitrait, A. (1993). Manajemen. Jakarta: Penerbit Erlangga.

Stoner, J.A.F., Freeman, R.E., Gilbert Jr, D.R., (1995). Manajemen: jilid I. Jakarta: Prenhallindo.

Hasibuan, M. S. P. (2008) Manajemen Sumber Daya Manusia. Sinar Grafika Offset : Jakarta

http://suparman-parmen.blogspot.com/2013/10/mengendalikan-fungsi-manajemen.html

http://nonvivit.blogspot.com/2013/10/definisi-kekuasaan-sumber-kekuasaan-dan.html

http://putryajja.blogspot.com/2009/10/unsur-unsur-kekuasaan.html

http://yugomartha1.blogspot.com/2012/11/bentuk-bentuk-kekuasaan-menurut-french.html

Psikologi Manajemen

Nama : Hikmah Kurniasih

Kelas  : 3PA10

A.Pengorganisasian struktur manajemen

1. Pengertian struktur organisasi

Organisasi adalah sarana untuk mencapai suatu tujuan perusahaan melalui pelaksanaan fungsi manajemen yang dilakukan seseorang dengan organisasi yang bersangkutan.

 

2. Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen meliputi :

·         Organisasi formal

adalah organisasi yang terbentuk secara sadar dan terdapat sistem tugas,hubungan wewenang tanggung jawab yang disepakati bersama antara manajer dan pegawainya.

·         organisasi informal

adalah organisasi yang terbentuk secara tidak sadar dan keberadaannya selalu mengikuti organisasi formal,keberadaannya juga terjadi karena adanya komunikasi antar sesama pegawai.

3. Cantumkan contoh struktur organisasi dari sebuah perusahaan

 

4. Manfaat struktur fungsional dan struktur divisional

     Struktur funsional,

yaitu struktur organisasi yang terdiri dari orang-orang dengan keterampilan yang sama dan melakukan tugas-tugas serupa yang kemuadian dikelompokkan bersama menjadi beberapa unit kerja. Anggota-anggotanya bekerja di bidang fungsional sesuai dengan keahlian mereka. Jenis struktur organisasi seperti ini tidak terbatas pada bisnis saja. Jenis struktur seperti ini juga dapat bekerja dengan baik untuk organisasi kecil yang memproduksi beberapa produk atau jasa.

ü  Manfaat dari struktur organisasi fungsional:

• Dapat mencapai skala ekonomis pada masing-masing bagian
• Tugas sesuai dengan keahlian dan pelatihan tugas
• Berkualitas tinggi pemecahan masalah teknis
• Mendalam pelatihan dan pengembangan keterampilan
• Hapus jalur karir dalam fungsi

Struktur divisional, yaitu stuktur organisasi yang dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis.

Secara umum dalam struktur organisasi seperti ini biasanya bersifat kompleks, dan menghindari masalah yang terkait dengan struktur fungsional.

ü  Manfaat struktur divisi:

• Lebih banyak fleksibilitas dalam menanggapi perubahan lingkungan
• Peningkatan koordinasi
• Poin tanggung jawabnya jelas
• Keahlian berfokus pada pelanggan tertentu, produk, dan wilayah
• Banyak kemudahan dalam restrukturisasi.

5. Kerugian dari struktur fungsional dan struktur divisional

ü  Kerugian organisasi fungsional adalah:

• Adanya kesulitan dalam penunjukkan tanggung jawab secara tepat karena hanya mendahulukan rutinitas tugas
• Tempatnya cerobong asap masalah, dan tidak langsung ke akar permasalahan
• Kurang rasa kebersamaan dalam meraih tujuan bersama
• Menumbuhkan perspektif fungsional yang
• Terlalu banyak rujukan untuk membuat keputusan
• Kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang
• Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

ü  kerugian struktur divisional adalah:

• Duplikasi sumber daya dan upaya di seluruh divisi
• Persaingan dan koordinasi yang buruk bisa terjadi antar divisi

Penekanannya hanya pada tujuan dan biaya devisi tersebut.

B. Actuating dalam manajemen

1. Pengertian actuating dalam manajemen

           

Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara etektit serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri.

   Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa, “Actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.” Jadi actuating adalah usaha menggerakkan seluruh orang yang terkait, untuk secara bersama-sama melaksanakan program kegiatan sesuai dengan bidang masing-masing dengan cara yang terbaik dan bena

2.Pentingnya actuating dalam manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

3.Prinsip actuating dalam manajemen

Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.       Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.       Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

4. Jelaskan Pentingnya mencapai actuating managerial yang erfektif

Dalam memimpin ada kegiatan direction (perintah) dan motivasi. Perintah adalah petunjuk atau penjelasan kerja, serta pertimbangan dan bimbingan, terdapat para pelaku organisasi yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional, agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar. Dalam pelaksanaannya direction (perintah) seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling. Jika perintah yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staff, maka staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan cara mejadikan staff sebagai rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan) apabila staff bekerja secara baik.

ü  Ada beberapa petunjuk untuk mencapai motivasi yang efisien, dalam bidang management, diantaranya:

·         Usaha agar orang-orang merasa dirinya penting

• Usahakanlah untuk mengetahui perbedaan-perbedaan individu.
• Usahakan agar saudara menjadi pendengar yang baik.
• Hindarkan timbulnya perdebatan-perdebatan.
• Hormatilah perasaan orang lain.
• Gunakanlah pertanyaan/percakapan untuk mengajak orang-orang bekerja keras.
• Janganlah berusaha untuk mendominir.
• Ingatlah bahwa kebanyakan orang-orang adalah tamak.
• Praktekanlah management partisipatif
• Berikanlah perintah-perintah jelas dan lengkap.
• Gunakanlah instruksi-instruksi
• Selenggarakan pengawasan (supervisi) yang efektif.

SUMBER :

http://lova241smk.wordpress.com/2012/02/26/menerapkan-fungsi-manajemen-poac-planning-organizing-actuating-controlling-dalam-aspek-perusahaan/

Jones, Gareth R. Organizational Theory : Text and Cases, Addison Wesley, 1995

Stoner, James A.F., et al., Management, 6^th Ed., Prentice Hall Inc, Englewood Cliffs, 1995

Mulyono. 2008. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media.